Cada vez es más común, en el mundo empresarial, la importancia que tienen los datos para las organizaciones y los beneficios de considerarlos como un activo estratégico. Pero, también es muy común, que no se entienda la diferencia entre gobierno y gestión de datos, y como es fundamental comprender estos dos conceptos para aprovecharlos al máximo. Aunque a menudo se usan indistintamente, estos términos tienen significados y roles distintos en una estrategia de datos eficaz. En este artículo, conoceremos las diferencias clave entre gobierno y gestión de datos, explicando qué es cada uno, qué incluyen y cómo se complementan.

El gobierno de datos se refiere al marco estratégico y las políticas establecidas para garantizar que los datos se gestionen de manera coherente y eficaz en toda la organización. Es un enfoque de alto nivel que establece las normas, directrices y responsabilidades necesarias para asegurar la calidad, seguridad y disponibilidad de los datos.

Incluye:

• Políticas para el uso, acceso, y almacenamiento de datos.

• Roles específicos, como Chief Data Officer, Data Stewards, y Data Owners.

• Estándares para asegurar la precisión, integridad y consistencia de los datos.

• Directrices para proteger los datos y cumplir con regulaciones y normativas.

• Seguimiento continuo de los procesos de datos para asegurar su eficacia.

La gestión de datos se refiere a las operaciones y procesos específicos relacionados con la manipulación diaria de los datos dentro de la organización. Es la ejecución práctica de las políticas y directrices establecidas por el gobierno de datos.

Incluye:

• Cómo y dónde se almacenan los datos, y cómo se accede a ellos (almacenamiento y recuperación).

• Transformación, limpieza y enriquecimiento de los datos para su uso en análisis y reportes (procesamiento).

• Mantenimiento de bases de datos para asegurar que los datos sean accesibles y estén actualizados (gestión de bases de datos).

• Asegurarse de que los datos de diferentes fuentes puedan ser combinados y usados de manera coherente (integración).

• Gestión del ciclo completo de los datos, desde su creación hasta su eliminación (ciclo de vida de los datos).

El gobierno y la gestión de datos son dos caras de la misma moneda y se complementan de manera esencial. El gobierno de datos establece el marco estratégico y las políticas necesarias para una gestión de datos eficaz, mientras que la gestión de datos es la implementación práctica de esas políticas en el día a día.

• Gobierno de datos proporciona las reglas del juego, asegurando que los datos se manejen de manera ética, segura y alineada con los objetivos de negocio.

• Gestión de datos aplica esas reglas, asegurando que los datos estén disponibles, sean precisos y estén listos para su uso cuando se necesiten.

Sin un gobierno de datos sólido, la gestión de datos podría ser inconsistente y arriesgada. Sin una gestión de datos efectiva, el gobierno de datos sería meramente teórico, sin impacto real en las operaciones.

Los frameworks más comunes como DAMA y DCAM, ayudan a estructurar tanto el gobierno como la gestión de datos, asegurando que las políticas estratégicas se implementen correctamente y que las operaciones diarias se lleven a cabo de acuerdo con las mejores prácticas.

A modo de ejemplo y desde el punto de vista de gobierno de datos, hablaremos de un supermercado que maneja una gran cantidad de datos diariamente, incluyendo información sobre inventarios, ventas, clientes, proveedores y finanzas. Para asegurar que estos datos sean utilizados de manera efectiva y cumplan con las normativas legales, el supermercado implementa un marco de gobierno de datos.

Gobierno de datos:

• Política de privacidad y protección de datos: El gobierno de datos establece una política para proteger la información personal de los clientes, como nombres, direcciones, y detalles de pago. Esta política define cómo se deben recopilar, almacenar, y manejar los datos, asegurando el cumplimiento de las leyes (como por ejemplo la ley de protección de datos).

• Roles y responsabilidades: Se asignan roles específicos, como un Chief Data Officer (CDO) que supervisa todas las actividades relacionadas con datos, y Data Stewards en cada departamento (ventas, finanzas, operaciones, etc.) que aseguran que los datos se gestionen de acuerdo con las políticas establecidas.

• Política de calidad de datos: Se implementa una política que establece estándares de calidad para los datos, asegurando que la información del inventario y de ventas sea precisa y esté actualizada. Esta política también define procedimientos para la corrección de errores y la validación de datos.

• Seguimiento: Se crea un comité de gobierno de datos que se reúne periódicamente para revisar la conformidad con las políticas de datos, analizar informes de calidad y seguridad, y actualizar las políticas según sea necesario.

Gracias a este marco de gobierno de datos, el supermercado asegura que la información personal de los clientes esté protegida, los datos sean precisos y se cumplan las normativas legales, lo que fortalece la confianza de los clientes y optimiza las operaciones.

Desde el punto de vista de la gestión de datos, el supermercado debe manejar operaciones diarias como la gestión de inventarios, la analítica de ventas y la relación con los clientes. Para que estas operaciones sean eficientes, es crucial una gestión adecuada de los datos.

Gestión de datos:

• Gestión de inventario: Los datos sobre los niveles de stock se registran en tiempo real. El equipo de TI del supermercado asegura que el sistema de gestión de inventario esté actualizado y sincronizado con las compras en línea y las tiendas físicas. Esto incluye la integración de datos de diferentes proveedores para mantener un inventario preciso y evitar desabastecimientos.

• Calidad de datos en ventas: Se implementa un proceso automatizado para revisar la exactitud de los datos de ventas, asegurando que cada transacción sea registrada correctamente en el sistema de punto de venta. Esto incluye la limpieza de datos para eliminar duplicados y corregir errores.

• Gestión y analítica de datos de clientes: La información de los clientes (como historial de compras y preferencias) se gestiona y actualiza continuamente en un sistema CRM (Customer Relationship Management) el mismo que alimenta un Data Mart de Clientes para analizar esta información. Esto permite al departamento de marketing personalizar ofertas y promociones, mejorando la experiencia del cliente.

• Mantenimiento de base de datos: El equipo de TI gestiona las bases de datos donde se almacenan los datos transaccionales del supermercado, asegurando la disponibilidad, la seguridad, y la recuperación de datos en caso de fallas técnicas. Esto también incluye la realización de copias de seguridad regulares.

Con una gestión de datos efectiva, el supermercado puede mantener un inventario preciso, mejorar la precisión de los datos de ventas, personalizar las promociones para los clientes, y asegurar que los datos estén siempre disponibles y protegidos. Esto resulta en operaciones más eficientes, mejor servicio al cliente y decisiones comerciales más informadas.

En resumen, mientras que el gobierno de datos define las políticas y el marco estratégico para el manejo de los datos, la gestión de datos se encarga de las operaciones diarias que garantizan la implementación de esas políticas. Ambos son esenciales para garantizar que una organización pueda aprovechar al máximo sus datos de manera segura, eficiente y conforme a las normativas. Para una estrategia de datos exitosa, es fundamental que ambos aspectos trabajen en armonía. Asimismo, si necesitas saber algo adicional o el apoyo de profesionales especialistas para abordar estos temas, te invito a explorar la web www.dgov4value.com